Gmina Zbójna

Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, staje się obowiązkowym narzędziem dla przedsiębiorców. Wraz z kolejnym etapem jego wdrażania rośnie znaczenie znajomości zasad działania systemu oraz codziennej obsługi faktur ustrukturyzowanych.

System umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w jednym miejscu, co ma usprawnić obieg dokumentów i zwiększyć przejrzystość rozliczeń.

Logowanie do systemu kilka dostępnych metod

Aby rozpocząć pracę w KSeF, należy zalogować się przez oficjalny portal systemu. Użytkownik może wybrać jedną z kilku metod uwierzytelnienia.

Najczęściej wykorzystywane są:

• logowanie przez login.gov.pl, np. przy użyciu aplikacji mObywatel, bankowości elektronicznej lub Profilu Zaufanego,
• podpis kwalifikowany,
• pieczęć elektroniczna.

Po zalogowaniu dostęp do funkcji systemu zależy od przyznanych uprawnień. W przypadku działania w imieniu firmy konieczne jest wcześniejsze nadanie odpowiednich ról w systemie.

Rok przejściowy bez kar za błędy

W 2026 roku przewidziano okres przejściowy. Oznacza to, że przedsiębiorcy nie będą karani za ewentualne błędy związane z korzystaniem z KSeF.

To czas na spokojne wdrożenie nowych rozwiązań, dostosowanie systemów księgowych i poznanie zasad działania platformy. Administracja skarbowa koncentruje się przede wszystkim na wsparciu użytkowników poprzez szkolenia, materiały edukacyjne oraz działania informacyjne.

Samofakturowanie zasady pozostają bez zmian

W KSeF nadal możliwe jest tzw. samofakturowanie. Polega ono na tym, że nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy.

Warunkiem jest zawarcie odpowiedniej umowy między stronami oraz nadanie nabywcy uprawnień w systemie. Sam mechanizm i obowiązki podatkowe pozostają takie same jak wcześniej.

Limit 10 tysięcy złotych kiedy powstaje obowiązek?

Dla najmniejszych przedsiębiorców istotne znaczenie ma próg 10 000 zł miesięcznie. Po jego przekroczeniu pojawia się obowiązek wystawiania faktur w KSeF – począwszy od dokumentu, który przekroczył limit.

Co ważne, po wejściu do systemu nie można wrócić do wcześniejszych zasad, nawet jeśli sprzedaż w kolejnych miesiącach będzie niższa.

Do limitu wlicza się sprzedaż dokumentowaną fakturami objętymi KSeF, liczona w kwotach brutto. Nie uwzględnia się natomiast m.in. sprzedaży na rzecz konsumentów, paragonów czy transakcji ewidencjonowanych na kasie fiskalnej.

Tryby pracy co zrobić, gdy nie ma dostępu do systemu?

KSeF przewiduje kilka trybów wystawiania faktur, które mają zapewnić ciągłość działania nawet w trudnych sytuacjach.

Podstawowy tryb to tryb online, czyli wystawianie faktur w czasie rzeczywistym.

Dostępne są także tryby szczególne:

• offline24 – faktura wystawiana bez połączenia z systemem, ale musi zostać przesłana najpóźniej następnego dnia roboczego,
• offline przy niedostępności systemu – stosowany podczas zaplanowanych przerw,
• tryb awaryjny – w przypadku ogłoszonej awarii, z obowiązkiem późniejszego przesłania faktur,
• awaria całkowita – wyjątkowa sytuacja, gdy faktury mogą być wystawiane poza systemem bez obowiązku ich późniejszego wprowadzania.

W większości przypadków kontrahent otrzymuje fakturę dopiero po jej zarejestrowaniu w systemie.

ZAW-FA i nadawanie uprawnień

Aby rozpocząć korzystanie z KSeF w przypadku podmiotów niebędących osobami fizycznymi, konieczne może być złożenie formularza ZAW-FA. Służy on do wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za obsługę systemu.

Uprawnienia dla pracowników lub księgowych można nadać bezpośrednio w systemie, wskazując odpowiedni zakres dostępu.

Kontekst logowania dlaczego ma znaczenie?

Kontekst logowania określa, w czyim imieniu użytkownik działa w systemie. Ma to znaczenie szczególnie dla osób obsługujących kilka firm.

Od wybranego kontekstu zależy, jakie dane są widoczne oraz jakie operacje można wykonywać.

Odbieranie faktur i codzienna praca

Faktury można odbierać za pomocą narzędzi udostępnionych przez administrację lub systemów księgowych.

Po zalogowaniu wystarczy przejść do listy dokumentów, gdzie znajdują się wszystkie faktury wystawione dla danego podmiotu. Regularne sprawdzanie systemu jest istotne m.in. ze względu na terminy płatności.

Certyfikaty KSeF do czego służą?

W systemie funkcjonują dwa typy certyfikatów:

• do uwierzytelniania użytkownika,
• do obsługi szczególnych trybów wystawiania faktur.

Certyfikat można uzyskać bezpośrednio w systemie po zalogowaniu i złożeniu odpowiedniego wniosku. Jego ważność wynosi maksymalnie dwa lata.

Kto musi korzystać z KSeF?

Obowiązek korzystania z systemu wprowadzany jest stopniowo:

• od lutego 2026 roku dla największych przedsiębiorstw,
• od kwietnia 2026 roku dla większości firm,
• od 2027 roku dla najmniejszych podatników.

Dla najmniejszych przedsiębiorców przewidziano okres przejściowy związany z limitem sprzedaży.

Czy KSeF obejmuje sprzedaż dla konsumentów?

System dotyczy przede wszystkim relacji między firmami. Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie podlega obowiązkowi wystawiania faktur w KSeF.

Możliwe jest jednak dobrowolne korzystanie z systemu również w takich przypadkach.

Przygotowanie to klucz do sprawnego wdrożenia

Wdrożenie KSeF to jedna z największych zmian w rozliczeniach przedsiębiorców w ostatnich latach. Choć system wymaga nauki i dostosowania procesów, w dłuższej perspektywie ma uprościć obieg dokumentów i zwiększyć kontrolę nad fakturami.

Najbliższe miesiące to dobry moment, aby zapoznać się z jego działaniem i przygotować firmę na pełne przejście na e-fakturowanie.

źródło: gov.pl